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【FESCO Adecco HR Club】HR 事务中Excel优化应用与效率提升

发布时间:2017-08-02

每个月头和月末的时候,各种总结和报表就汹涌而至,苦逼的HR们就算有一万个不情愿,也还是得硬着头皮完成。

这时,让人又爱又恨的Excel就出现了。

Excel用得好,工作效率大提升,提前下班不是梦!

Excel用不好,日常扎心,频频感叹各种奇妙操作。

Excel就像一把天山寒铁淬炼而成的杀猪刀,老百姓可以用来切菜,高手可以用来刮胡子,绝世高手能从南天门一直砍到蓬莱东路。


7月21日,FESCO Adecco HR Club 特别邀请到有着10年企业高级商务办公培训经验,微软Office MOS认证专家张玉凤老师,通过实例教学+动手练习的模式,帮助大家掌握日常工作中常用的Excel函数使用及图表制作。


△本次HR club共吸引到30余名各行业HR参加


让我们一起来回顾一下吧!


认识信息数据表

活动开始,张玉凤老师就带着大家了解了信息数据表,创建“静态”的人事信息表并进行基本统计分析。通过数据提取与数据整理等技巧可以有效提高录入效率。

单元格引用
   ● 相对引用(=A3)–填充中,行号和列号均随着变化
   ● 绝对引用(=$A$3)–填充中,锁定行号和列号
   ● 混合引用(=$A3)–填充中,锁定行号或者列号中的一个
   ● 引用名称(=myname)–先定义名称

数据透视表 & 数据透视图


利用数据透视表可以快速汇总大量数据并进行交互,还可以深入分析数值数据。使用Excel数据透视图可以将数据透视表中的数据可视化,以便于查看、比较和预测趋势。张玉凤老师通过现场操作对大家进行了指导。


数据透视表应用技巧
   ●  设置空值和错误值
   ●  设置自动刷新数据
   ●  点击行标签中的下拉箭头进行数据筛选与排序
   ●  使用日程表来显示不同时间段的数据
   ●  使用切片器过滤表格数据

Tips:需要注意的是,数据透视表虽然很强大,但是仍有一些缺陷,如不能添加行和列,如果需要在数据透视表基础上做进一步的加工,可以使用,复制,粘贴至一个新的工作薄中进行编辑。

数据透视表在HRM中典型应用
   ●   招聘管理----快速录入员工信息登记表
   ●   培训管理----统计分析班组/个人课时数
                      ----制作培训评估表/培训管理系统
   ●   人力资源规划----职能化分析中学历/年龄等盘点
   ●   考勤管理----制作动态考勤表
   ●   劳动合同----试用期/合同提前提醒

动态信息数据表

当图表中很多数据系列,我们只想把每个数据系列单独的显示在图表中,但又不想做很多张图表,这时我们可以做一个下拉菜单,在同一张图表中动态的显示相应的数据系列。大家在张老师的指导下亲自动手演练,逐渐掌握了制作技巧。



图表的应用

选择正确的图表类型
   ●   柱形图和条形图:对比大小、多少关系
   ●   饼图和环形图:分配关系
   ●   折线图和面积图:趋势关系
   ●   雷达图和散点图:分布关系

构建数字仪表盘报表

利用窗体和宏来进行员工合同管理

   ●  合同到期日期计算

   ●  合同到期提前提醒(利用函数与条件格式) 


活动的最后,张玉凤老师也对现场HR们提出的问题进行了详细的解答,并对大家今后如何运用办公软件来提高工作效率给出了建议,为活动的结束画上了圆满的句号。让我们下次HR Club再会~


如果你是企业HR,并且对我们的HR Club活动感兴趣,欢迎联系你的 FESCO Adecco 专属客服人员。
期待在下一场HR Club活动与你相遇!